Переход с 1С:Документооборот 2.1 на 3.0: пошаговое руководство подготовки

Сегодня многие компании сталкиваются с необходимостью обновления систем документооборота.

Поддержка 1С:Документооборот 2.1 сокращается, а стоимость владения доработанной и устаревающей системой растёт, и дальше будет только увеличиваться. При этом версия уже не отвечает ключевым требованиям к скорости, гибкости и масштабируемости. Отсутствие обновлений создаёт риски для бизнеса: от простоев до ошибок в документообороте.
Несмотря на это, многие руководители откладывают переход с 2.1 на 3.0, опасаясь потери данных, остановки процессов и сложностей внедрения. Эти риски можно минимизировать, если подойти к миграции системно и заранее подготовить процессы, инфраструктуру и сотрудников.

Прежде чем планировать переход, важно понять, когда он действительно необходим. Есть ряд признаков, по которым можно определить, что версия 2.1 уже не справляется с нагрузкой и ограничивает развитие компании.

Переход с документооборота 2.1 на документооборот 3.0 требуется, если:

• Жизненный цикл вашей системы превышает 15 лет, и развитие происходит не через обновление типовой конфигурации, а за счёт точечных доработок, которые усложняют поддержку.
• 1С:Документооборот стал центральной системой управления, через которую проходят ключевые процессы компании.
• В работе задействованы сотни пользователей и десятки процессов, что увеличивает нагрузку и требует стабильной, масштабируемой платформы.
• В системе накопилось множество кастомных доработок, из-за которых обновления стали невозможны или слишком дорогими.
• Падает производительность, появляются ошибки, задержки в обработке документов и перебои в работе серверов.

Зная эти признаки, компания может своевременно оценить риски, связанные с эксплуатацией 2.1, и рассматривать переход на 3.0 не как «крупное техническое обновление», а как необходимый шаг для стабильности, развития процессов и снижения затрат на поддержку.

Перед миграцией важно подготовить инфраструктуру и данные. Этот этап закладывает фундамент, который обеспечит плавный переход с 1С:Документооборот 2.1 на 3.0 без потери информации и сбоев в работе.

Проверка совместимости и обновление версии 2.1
Для начала убедитесь, что 2.1 обновлена до совместимой версии. Это позволит корректно перенести данные и снизить вероятность ошибок.

Оценка инфраструктуры и резервное копирование
Далее проверьте дисковое пространство, настройте резервное копирование и возможность параллельной работы двух баз. Эти меры гарантируют сохранность данных и позволяют тестировать новую версию без остановки текущих процессов.

Подготовительные шаги создают основу для успешной миграции, минимизируют риски и обеспечивают контроль над всеми процессами.

Когда подготовка завершена, можно переходить к переходу. Важно понимать, что процесс лучше разбить на логические этапы, каждый из которых направлен на сохранение целостности данных и бесперебойность работы.

Этап 1 — Планирование и анализ процессов
Начните с анализа текущих процессов. Определите ключевые точки и маршруты документов, чтобы точно понимать, какие элементы критичны для бизнеса. Это позволит спланировать последовательность миграции и выявить потенциальные риски заранее.

Этап 2 — Техническая подготовка и выгрузка данных
На данном этапе создаются рабочие папки для миграции и выполняется выгрузка данных с 2.1. Контролируйте корректность форматов и целостность информации, чтобы не потерять важные документы.

Этап 3 — Перенос данных и параллельная работа баз
Данные переносятся поэтапно, с параллельной работой старой и новой базы. Это поможет оперативно выявлять ошибки и корректировать их без простоев.

Этап 4 — Проверка, настройка и обучение сотрудников
После переноса важно протестировать процессы, убедиться в корректности работы всех маршрутов и обучить пользователей. Четвертый этап обеспечивает плавное внедрение и минимальные сбои.

Этап 5 — Перевод в полную эксплуатацию версии 3.0
На финальном этапе останавливается работа с 2.1, полностью настраивается 3.0, и процессы доводятся до стабильного функционирования.

Переход с документооборота 2.1 на документооборот 3.0 часто откладывают из-за опасений: потеря данных, остановка процессов, сложности внедрения. Но системная подготовка и поддержка экспертов позволяют:

• сохранить все данные благодаря резервным копиям и поэтапной миграции;
• обеспечить непрерывность работы с помощью параллельной работы баз;
• упростить внедрение за счет тестирования и обучения сотрудников.

Понимание этих мер снимает большинство страхов и делает переход управляемым процессом.

Чтобы наглядно показать, как организован переход с 1С:Документооборот 2.1 на 3.0, рассмотрим реальный пример компании Generium, где системный подход к миграции позволил сохранить процессы и повысить эффективность работы.

Компания Generium, российская биотехнологическая компания с более чем 1500 сотрудниками, обновила систему с 1С:ДО 2.1 до 3.0, чтобы повысить эффективность документооборота и упростить управление доступами.

Задачи проекта:

• Обеспечить работу сотрудников-совместителей от разных подразделений и должностей.
• Визуализировать простую электронную подпись (ПЭП) с данными подписавшего.
• Настроить отдельные реестры документов для подразделений.
• Перевести расширение доступа через связанные документы из кастомного решения в типовой механизм 3.0.

Реализация:

• Обновление базы 2.1 и поэтапная миграция данных с параллельной работой двух версий.
• Настройка работы пользователей от разных ролей и подразделений.
• Создание визуализации ПЭП и реестров для каждого подразделения.
• Автоматизация синхронизации прав доступа через связанные документы.

Результаты:

• Сотрудники работают корректно от имени разных должностей, права синхронизируются автоматически.
• Процессы согласования стали прозрачными, благодаря ПЭП.
• Подразделения используют индивидуальные реестры документов без перегрузки общим журналом.
• Обновления и поддержка системы стали проще, часть доработок 2.1 теперь типовые в 3.0.

Такие примеры показывают, что системная подготовка и поэтапное обновление системы позволяют сохранить процессы, обеспечить прозрачность и контроль документооборота, а также повысить эффективность работы компании.

Переход с 2.1 на 3.0 – возможность не только обновить версию системы, но и улучшить бизнес-процессы.

Ключевые советы для успешной миграции:

1. Анализируйте текущие процессы и выявляйте критические точки.
2. Обновляйте 2.1 до совместимой версии перед миграцией.
3. Настраивайте инфраструктуру и резервное копирование.
4. Проводите миграцию поэтапно, контролируя все этапы.
5. Обучайте сотрудников и поддерживайте работу новой версии.

Хотите получить экспресс-аудит вашей текущей версии 1С:Документооборот и предварительную оценку проекта по миграции на 3.0? Заполните заявку, и наши эксперты проанализируют ваши процессы и предложат оптимальный план миграции с 2.1 на 3.0.